Gestion électronique des documents (GED) conforme aux audits
Cycle de vie RGPD entièrement automatisé, disponibilité hors ligne décentralisée et génération structurée de documents sur une plateforme unique et unifiée.
Standard d’architecture
Gestion électronique des documents centralisée et sans interfaces volatiles
Notre module GED ancre l’archivage numérique directement au sein de la structure relationnelle de la plateforme MyTISM afin de numériser vos flux documentaires entrants directement à la source et sans rupture de support. Chaque document est lié de manière transactionnelle sécurisée aux objets opérationnels, éliminant tout script de synchronisation instable vers des systèmes tiers.
Recherche & Indexation efficace des documents
Retrouvez vos documents par leur contenu et filtrez les métadonnées complexes rapidement, sans aucune compétence en programmation.
- Recherche plein texte intégrée: Ne vous limitez pas aux noms de fichiers : interrogez le contenu indexé côté serveur de l’ensemble des champs textuels et des documents en temps réel.
- Filtres sémantiques OQL: Utilisez l’Object Query Language (OQL) pour des requêtes complexes de métadonnées ou de liaisons logiques imbriquées, sans aucune connaissance en SQL.
- Favoris dynamiques: Enregistrez vos requêtes de recherche complexes et fréquentes sous forme de favoris personnels pour accéder en un clic aux ensembles de documents mis à jour en temps réel.
- Export de données universel: Exportez vos listes de résultats et leurs tables de métadonnées associées directement vers des fichiers Excel ou CSV natifs en un seul clic pour vos analyses externes.
Cycle de vie RGPD automatisé
Protégez votre entreprise contre les risques de responsabilité civile grâce à des routines de purge entièrement automatisées au niveau de la base de données.
- Calcul autonome des délais: En se basant sur les obligations légales et la finalité du traitement, le système calcule automatiquement la date de suppression la plus proche pour chaque document directement au sein du schéma.
- Procédure de purge irréversible: Une fois les délais de conservation expirés, un service d’arrière-plan centralisé détruit définitivement les données sensibles, évitant ainsi toute vérification manuelle à vos équipes.
- Marge de sécurité intégrée: Un délai de grâce de 30 jours au niveau du système permet de gérer d’éventuels ajustements administratifs de dernière minute avant l’écrasement physique des données.
- Droit de veto de suppression automatique: Tant qu’un intérêt légitime subsiste ou que des documents sont liés à des objets comptables actifs liés à la facturation, le système bloque de manière autonome la suppression des dossiers parents.
Protection contre les erreurs humaines
Le respect des délais légaux de conservation est rigoureusement imposé par le cœur du système. Les oublis de suppression ou les manquements manuels sont structurellement exclus de par l’architecture même.
Conformité d’audit grâce au Zero-Data-Loss
Répondez à l’ensemble des critères d’audit légaux grâce à un enregistrement complet et inaltérable de tous les mouvements de données.
- Suppression logique sécurisée (Ldel): Les dossiers ou documents supprimés depuis l’interface utilisateur sont simplement marqués côté base de données. Ils restent physiquement présents et peuvent être reconstitués à tout moment pour les besoins d’audit.
- Contrôle de version inaltérable: Chaque modification apportée à un document génère automatiquement une nouvelle version figée. Les versions antérieures sont verrouillées à des fins de conformité et restent consultables.
- Historique complet des modifications: Le système enregistre en arrière-plan chaque accès en lecture et en écriture de manière inaltérable, garantissant une parfaite traçabilité face aux contrôles réglementaires.
- Archivage PDF conforme: Les documents sont stockés par défaut dans des formats standardisés stables à long terme (PDF/A), garantissant ainsi une lisibilité multiplateforme sur plusieurs décennies.
Barrière de sécurité numérique basée sur les rôles
Protégez efficacement vos documents RH sensibles, vos dossiers du personnel numériques ainsi que vos données financières contre tout accès non autorisé, en interne comme en externe.
- Système d’autorisations adaptatif: Contrôlez les accès aux données via un modèle d’autorisations hybride flexible associant listes positives et négatives, parfaitement adaptable à chaque contexte d’application.
- Autorisations d’attributs ultra-précises: Contrôlez la visibilité des données jusqu’au niveau des colonnes et des champs individuels. Par exemple, un employé peut consulter des données de base tandis que les diagnostics médicaux restent masqués.
- Pilotage des processus basé sur les données: Le système d’autorisations dispose d’un accès complet à l’ensemble des données et métadonnées de la base de données. Cela permet de piloter de manière dynamique la visibilité fonctionnelle et les validations directement sur la base des données réelles, telles que les conditions contractuelles ou le statut des projets.
- Couches de transaction chiffrées: L’ensemble de la communication entre le client, le serveur d’applications et le cœur de la base de données est entièrement chiffré afin d’empêcher de manière fiable tout vol de données au niveau du réseau.
Gestion proactive des échéances & Relances
Transformez vos archives en un assistant proactif qui évite les goulets d’étranglement et surveille de manière autonome les échéances de contrats.
- Suivi des échéances lié aux dossiers: La GED surveille les délais directement au niveau de l’objet métier associé, déclenchant de manière autonome des alertes avant l’expiration de contrats, de certifications ou de documents du personnel, ainsi qu’avant l’échéance des délais de paiement et des périodes d’escompte.
- Relances intelligentes: Planifiez un rappel automatique des documents après un délai défini si des étapes de traitement ultérieures ou des validations restent en suspens.
- Notifications directes (Popups, E-mails & SMS): Les événements critiques sont signalés immédiatement aux utilisateurs via un popup client direct, un e-mail structuré ou par SMS.
- Élimination des goulets d’étranglement: Le système détecte automatiquement les tâches stagnantes dans la boîte de réception numérique et les escalade dès que les seuils définis sont dépassés pour éviter l’accumulation de retards.
Mode hors ligne robuste & Réplication en temps réel
Assurez la continuité d’activité de vos équipes de terrain ou sur sites isolés, même sans connexion Internet permanente.
- Instances de serveurs locales (Notebook & On-Site): Pour les équipes terrain autonomes ou les îlots de production isolés, une instance complète de la plateforme s’exécute localement sur leur propre ordinateur portable ou sur un serveur sur site. Tous les documents restent pleinement opérationnels localement, l’utilisation de matériel standard prêt à l’emploi suffisant amplement sans nécessiter d’infrastructures de serveurs coûteuses.
- Réplication de serveur à serveur: La synchronisation s’effectue en arrière-plan de manière transactionnelle sécurisée au niveau du serveur dès le rétablissement de la connexion réseau, avec une tolérance maximale aux pannes.
- Synchronisation optimisée en bande passante: Seuls les fragments de données modifiés et les deltas sont transférés afin de minimiser l’impact sur la bande passante mobile lors des interventions terrain.
- Synchronisation automatique en arrière-plan: Le processus de synchronisation se déclenche de manière entièrement automatique sans intervention de l’utilisateur dès qu’une connexion stable est identifiée.
Multilinguisme intégré en cours d’exploitation
Gérez vos interfaces utilisateur et vos bases de données de manière synchrone au sein d’un environnement système entièrement localisé.
- Architecture linguistique intégrée: Les formulaires, favoris et rapports sont directement liés au cœur du système, permettant aux interfaces utilisateur et au contenu des documents d’interagir de manière fluide.
- Données documentaires multilingues: Gérez des données et métadonnées localisées en parallèle dans différentes langues, modifiables directement en cours d’exploitation.
- Sorties système localisées: Le système garantit que les métadonnées des documents et les notifications système sont affichées avec une parfaite exactitude linguistique, évitant tout risque d’ambiguïté opérationnelle.
- Règles de validation localisées: Le système adapte automatiquement les champs obligatoires et les contrôles de format en fonction des spécificités régionales propres à l’émetteur du document.
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10, Rue du Bocksberg, L-6614 Wasserbillig, Luxembourg
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